クラウド型給与計算システム導入の4つのメリット
現代は給与計算を自動化できるシステムを導入する企業が増えていますが、近年は特にクラウド型給与計算システムに注目が集まっており、数年前に比べて普及率が年々上昇しています。[注1]
しかし、これまでオンプレミス型を使用してきた企業や、そもそも給与計算システムを使ったことがない企業は、クラウド型給与計算システムにどんなメリットがあるのかよくわかっていないケースが多いようです。
そこでこの記事では、クラウド型給与計算システムの特徴や、システムを導入するメリット、導入手順を解説するとともに、代表的なクラウド型給与計算ツールを厳選して紹介します。
[注1]総務省「第3回 個人住民税検討会 企業等におけるシステム化の動向」
https://www.soumu.go.jp/main_content/000531377.pdf
目次
1.給与計算システムとは
クラウド型給与計算システムのメリットを紹介する前に、まずは給与計算システムの概要と特徴についておさらいしておきましょう。
給与計算システムとは、従業員の雇用情報や勤怠管理データなどをもとに、自動で給与計算を行うシステムのことです。
同じ会社に属する従業員であっても、給与計算の方法は役職や部門、雇用形態、勤怠状況などによって大きく異なります。
そのため、Excelなどを使った給与計算では、従業員ひとりひとりの雇用形態や労働条件をもとに給与計算の数式を作成する必要があり、かなりの手間と時間がかかっていました。
また、データ入力も手動で行うため、ヒューマンエラーが起こりやすく、場合によっては支給する給与に過不足が発生するリスクがあります。
その点、給与計算システムは、最初に給与計算のルールと従業員の雇用情報を設定しておけば、あとは勤怠管理データを入力するだけで、正確な給与計算を自動で実施することができます。
勤怠管理システムと連携させれば、勤怠管理データの手入力も不要になるため、給与計算にかかる手間と時間を大幅に軽減できます。
また、給与計算に欠かせない税率や保険料率は、法改正によって変更される場合がありますが、給与計算システムならバージョンアップするだけで法改正にも容易に対応できるところが特徴です。
2.クラウド型給与計算システムを導入する4つのメリット
給与計算システムには、社内にサーバーや機器を設置し、ソフトウェアをインストールするオンプレミス型と、外部サーバーを利用してデータをやり取りするクラウド型の2タイプがあります。
どちらを選択するかは企業のニーズによって異なりますが、近年は特にクラウド型給与計算システムを導入するところが増えてきています。
では、なぜクラウド型給与計算システムが人気を集めているのでしょうか。システムを導入した場合のメリットを４つご紹介します。
2.1 導入時の負担を軽減できる
オンプレミス型の給与計算システムは、最初の段階で社内サーバーを設置したり、専用の機器を導入したりしなければならないため、それなりの工期と多額の初期費用がかかってしまいます。
一方、クラウド型給与計算システムは、インターネット環境と端末があればすぐに導入できるため、もともとPCとネット環境がそろっていれば、初期費用なしでシステムの利用を開始できます。
特別な工事も不要なので、申込みから2～3日程度で導入できるケースもあるようです。
2.2 場所を選ばず業務を行える
近年は働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響により、テレワークやリモートワークを導入している企業が増えています。
オンプレミス型の場合、ソフトウェアがインストールされたPCでしか利用できないため、業務を行う場所がオフィスに限定されてしまうところが難点です。
その点、クラウド型はインターネット環境下であれば、どこでも給与計算システムを利用できるため、自宅でのテレワークにも対応できます。
2.3 高度なセキュリティシステムを導入している
社内サーバーを利用するオンプレミス型とは異なり、クラウド型給与計算システムはインターネットを利用してデータのやり取りを行うため、悪意ある第三者への情報漏洩リスクが気になるところです。
しかし、クラウド型給与計算システムには、情報の暗号化はもちろん、アクセス権限の管理や制限、ログの確認といった高度なセキュリティシステムが導入されているため、安心・安全に利用することができます。
また、オンプレミス型の場合はデータのバックアップを社内サーバーおよび特定のPCに保存するため、大規模災害が発生した場合、サーバーやPCごとデータが失われてしまうリスクがあります。
一方、クラウド型給与計算システムは外部サーバーにデータをバックアップする仕組みになっているため、たとえオフィスが被災しても大切なデータを保護することができます。
2.4 法改正にすぐ対応できる
前述の法改正への対応は、オンプレミス型とクラウド型によって異なり、前者の場合は更新データを手動でインストールしなければなりません。
バージョンアップはあらかじめベンダーのHPやメールで通知されますが、インストールするのはあくまでユーザーなので、うっかり更新を忘れると誤った税率・保険料率で計算してしまうおそれがあります。
一方、クラウド型の場合はサービスそのものがインターネットを介して提供されているため、法改正などにともなうバージョンアップもすべて自動で行われます。
わざわざ自分で更新データをダウンロード&インストールする必要がないため、手間を省けるのはもちろん、更新忘れのミスも予防できます。
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3.クラウド型給与計算システムを導入する手順
クラウド型給与計算システムは、社内サーバーや機器の設置が不要なので、簡単かつ短期間で導入することが可能です。
ただ、システムによって特徴や機能、料金体系に違いがありますので、まずはベンダーに問い合わせて自社のニーズを満たす条件がそろっているかどうかを確認しましょう。
複数のプランを提供しているシステムや、カスタマイズが可能なシステムの場合は、どのプランを選ぶのがおすすめか、どんなカスタマイズを行えるのかについても尋ねておくと、他のシステムと比較検討しやすくなります。
導入するシステムが決まったら、正式に契約を締結し、早ければ2～3日中にIDやパスワードが発行されます。
あとはPCのブラウザや、スマホ・タブレットの専用アプリなどからシステムにアクセスし、IDとパスワードでログインすれば、すぐにシステム上で給与計算を行えるようになります。
4.クラウド型給与計算ツール3選
クラウド型給与計算ツールはさまざまなベンダーからリリースされており、それぞれ特徴や機能に違いがあります。
給与計算システムは長く利用していくものですので、自社の目的やニーズに合ったものを選べるよう、ツール同士をよく比較検討することが大切です。
ここでは、数あるクラウド型給与計算システムの中から、代表的なツールを3つピックアップしてご紹介します。
4.1 マネーフォワードクラウド給与
マネーフォワードクラウド給与は、バックオフィスを効率化するクラウドシステムを数多くリリースしている株式会社マネーフォワードが開発したクラウド型給与計算システムです。
同じマネーフォワードクラウドシリーズと連携すれば、勤怠管理データを自動でインポートしたり、年末調整に必要な書類の回収や届出をペーパーレスで効率化したりすることができます。
同シリーズだけでなく、外部システムとの連携も容易に行えるため、従業員に関するデータを一元管理できるところが特徴です。
また、大切なデータを管理するためのセキュリティ機能も充実しており、従業員ごとに専用の画面を利用できるほか、退職した従業員のログインを制限できる機能も搭載されています。
オプションやプランによっては、SAML認証によるシングルサインオンや、カスタム権限管理も利用可能で、より強固なセキュリティを確保できます。
料金体系はユーザー数によって3つのプランに分けられており、それぞれ年額プラン、月額プランのどちらか好きな方を選んで契約できます。
【料金体系】
【マネーフォワードクラウド給与計算】
https://biz.moneyforward.com/payroll/
4.2 freee人事労務
freee人事労務は、名前の通り、人事労務にまつわるシステムをオールインワンしたシステムです。
給与計算システムを筆頭に、勤怠管理や年末調整、従業員管理など、さまざまな機能がまとめて搭載されているため、あれこれといろいろなシステムを導入する手間がなく、かつ相互のデータ連携もスムーズに行うことができます。
もちろん、外部サービスとの連携も可能なので、既存のシステムをそのまま継続利用したい場合や、他サービスで集計したデータを同期化したい場合に便利です。
システム導入前はもちろん、導入後も経験豊富なスタッフが電話・メール・チャットなど複数のチャネルでサポートしてくれるので、初めてクラウド型給与計算システムを利用する方でもスムーズに導入できます。
料金プランはミニマムからエンタープライズまで4種類ラインナップされており、ユーザー数や事業規模に合わせて最適なものを選択できます。
【料金体系】
【freee人事労務】
4.3 ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は、2021年ITトレンド上半期ランキングの給与計算システム部門で第1位に選ばれた人気のシステムです。
基本の給与計算はもちろん、残業代や手当のルールなども無制限に設定できるため、「同じ時給制でも雇用状況によってルールや規定に細かな違いがある」といったケースにも柔軟に対応できます。
また、同じジョブカンシリーズの「ジョブカン勤怠管理」と連携すれば、勤怠データを自動で取得することが可能。
勤務データを手入力したり、CSV形式でダウンロード→インポートしたりする手間を省けるので、業務の効率化およびヒューマンエラーの予防に役立ちます。
初めての方には、電話・メール・チャットによるサポート付きの30日間無料お試しを提供しているので、使い勝手をじっくり試してから導入したいという方にもおすすめです。
【料金体系】
【ジョブカン給与計算】
5.まとめ
～給与計算にかかる手間と時間を軽減しよう～
クラウド型給与計算システムは、面倒な給与計算をすべて自動で行ってくれる上、オンプレミス型に比べて導入費用が少ない、法改正にすばやく対応できる、場所を問わず利用できるといったさまざまなメリットがあります。
多くのシステムは勤怠管理システムとの連携が可能なので、ほぼ手入力の必要がなく、正確かつスピーディに給与計算を行えるところが大きな特徴です。
システムによっては手厚いサポートを受けながら導入できますので、「毎回手作業で給与計算するのが大変」「手入力によるミスが頻発する」といったお悩みを抱えている方は、ぜひクラウド型給与計算システムの導入を検討してみましょう。
【参考URL】
https://www.obc.co.jp/360/list/post123
https://it-trend.jp/payroll-system/article/reason_cloud_payroll-system
https://akeruto.com/tool/cloud-payroll-software-merit/
https://it-trend.jp/payroll-system/article/function
https://www.freee.co.jp/kb/kb-payroll/the-comparison-of-payroll-solutions/
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