職場でのコミュニケーションの改善方法5選 ～活性化事例も3つ紹介～
皆さん、日ごろ以下のようなお悩みはありませんか。
- 職場でコミュニケーションをもっと増やしたい」
- 部下とのコミュニケーションが少ない気がする
- 職場でのコミュニケーションを増やすための方法は？
本記事では、職場でのコミュニケーションの改善方法や活性化させるメリット、注意点などを解説します。また、職場でのコミュニケーションの改善に成功した企業の事例も紹介します。
この記事を読めば、あなたの職場におけるコミュニケーションの課題を解決する方法がわかるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。
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目次
1.職場でのコミュニケーションの活性化に向けた改善方法5選
職場でのコミュニケーションを活性化させるために改善させる方法には、以下の5つが挙げられます。
- シャッフル形式のランチをする
- 1on1ミーティングを実施する
- 社内イベントを開催する
- メンター制度を導入する
- フリーアドレスを導入する
自社にマッチした方法があれば、積極的に取り入れてみましょう。それぞれ詳しく解説します。
1-1 シャッフル形式のランチをする
シャッフル形式のランチとは、職場で接点を持たない社員同士がランチをする制度です。シャッフル形式のランチを通じて、普段話さない人とも話すきっかけを作れます。今まで関わりのなかった人との交流によって、他部署への理解が深まったり、同僚の新たな一面を見られたりします。
また、部署異動をした際も、すでに面識のある人がいると溶け込みやすいでしょう。業務の引継ぎや、教育がスムーズになることも期待できます。
シャッフル形式のランチは休憩時間に行うため、飲み会のようにプライベートの時間を削る必要はありません。また、お酒が飲めない人でも参加しやすいことも特徴の一つです。より会話を弾ませるなら、事前にアンケートを実施し、共通の話題を持っている人同士をマッチングさせるとよいでしょう。
1-2 1on1ミーティングを実施する
1on1ミーティングとは、上司と部下の1対1で行うミーティングのことです。1on1ミーティングを行うことで、上司は部下の現状を細かく知ることができます。また、部下も上司から仕事のアドバイスを直接もらえるメリットがあります。
1on1ミーティングは、評価のための人事面談とは異なり、部下の成長や悩みの解決を目的とした面談です。普段はなかなか時間をとって聞くことが難しい、上司の経験談なども話すことで、深いコミュニケーションをとれます。
1-3 社内イベントを開催する
社内イベントを通じて、社員同士のコミュニケーションを活性化させることができます。社内イベントを開催することで、職場に一体感を生み、社員のモチベーション向上にもつながるでしょう。
企業によっては、ゲーム大会やお花見、ビアガーデンなどのイベントを定期的に開催しているとこもあります。多くの社員の趣味に合わせた内容を企画すると、より高い効果が期待できます。
1-4 メンター制度を導入する
メンター制度とは、上司とは別の先輩社員が、若手社員のサポートをする制度です。新入社員や若手社員は、立場上、上司に悩みを相談しづらいと思うことは少なくありません。メンター制度の狙いは、年の近い先輩社員をメンターにすることで、若手社員が何でも気軽に相談しやすい環境を作ることです。
メンター制度の導入は、後輩から先輩へ積極的にコミュニケーションを取るきっかけになります。職場におけるタテの関係の距離を縮められることから、導入している企業も多いです。
1-5 フリーアドレスを導入する
フリーアドレスとは、各社員の座席を指定せず、おのおのが好きな席で働ける仕組みです。座席を自由にすることで、さまざまな社員とのコミュニケーションのきっかけが作れます。オフィスにいない社員の席を有効活用できることも、メリットの一つです。
いつも違う席に座ることで、新鮮な気持ちで仕事に取り組めるなど、コミュニケーションの改善以外の効果もあります。また、急な体制変更や人数変更があった場合も、臨機応変に対応できるでしょう。
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2.職場でのコミュニケーションを活性化するメリット3選
職場でのコミュニケーションを活性化させることは、企業にとって重要な課題です。企業が職場でのコミュニケーションを活性化させることには、次のようなメリットがあります。
- 生産性が向上する
- 従業員のエンゲージメントが向上する
- 情報共有が活発化する
本章では、それぞれ詳しく解説します。
2-1 生産性が向上する
職場でのコミュニケーションが活性化すると、報連相がしやすい雰囲気がうまれ、生産性の向上が見込めます。仕事でのミスを未然に防いだり、関係者の認識を一致させたりするためには、綿密なコミュニケーションが重要です。
たとえば、コミュニケーションが活発に行われていれば、困っている社員の存在にいち早く気づくことができるでしょう。困っている社員を早く助けられれば、その分業務も効率的に進みます。ひいては、生産性の向上につながるでしょう。
2-2 従業員のエンゲージメントが向上する
エンゲージメントとは、組織に対する愛着心のことです。エンゲージメントが高い社員は、少しでも会社や上司に貢献しようと、仕事を一生懸命行います。たとえば、上司と良くコミュニケーションが取れている部下は、そうでない部下よりも、上司に貢献したいと思うでしょう。
さらに、職場でのコミュニケーションが活発に行われることで、社員は職場に居場所を作ることができます。職場での居心地がよくなることで、仕事の効率アップや離職率の低下につなげられます。
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2-3 情報共有が活発化する
職場でのコミュニケーションが活性化すると、職場での情報共有の機会が増えます。情報共有が密に行われることで、仕事のノウハウや、会社が抱える課題などを職場全体で共有できます。そのため、社員が一体感を持って仕事に取り組めるようになるでしょう。
また、情報共有の活発化は、新しいアイデアの創出などイノベーションのきっかけになるケースもあります。
社内コミュニケーションを活発にし、従業員の働く意欲を高める「インセンティブ・プラス」
ポイントを使って評価や感謝を伝え合うことで社内コミュニケーションを活性化するWEBサービスです。
3.職場でのコミュニケーションを取る際に心がけること5選
ただ話しかけるだけでは、職場でうまくコミュニケーションを取ることはできないでしょう。以下のポイントを意識することで、良好なコミュニケーションが取れます。
- ほめることを意識する
- 結論からわかりやすく話す
- 相手が関心を持っていることを話題にする
- 自分のことをできるだけ開示する
- 上司から積極的に話しかける
以下では、それぞれのポイントを解説します。
3-1 ほめることを意識する
職場におけるコミュニケーションでは、相手をほめたり肯定したりすることが重要です。確かに、間違っていることや改善すべき点は伝えるべきですが、伝え方には注意が必要です。相手を否定するような伝え方は、モチベーションの低下を招いてしまいます。
会話の中で相手をほめることで、相手の自己肯定感を高めることができます。自己肯定感が高まり、職場での居心地が良くなると、離職の防止にもつながります。相手の良いところは、積極的にほめましょう。
3-2 結論からわかりやすく話す
仕事に関する連絡をする際は、結論から話すことが大切です。結論から話すことで、内容を短くまとめられ、要点が相手に伝わりやすくなります。結論から話さないと、話が長くなりやすくなるので、聞き手は疲れてしまうでしょう。
結論から話す習慣は、社内だけでなく、営業のプレゼンなどさまざまな場面で活かせます。仕事の効率や成果をアップさせることにもつながるので、普段から意識して行うことをおすすめします。
3-3 相手が関心を持っていることを話題にする
職場でコミュニケーションをとる際は、相手の趣味など相手が興味を持っているジャンルを話題にあげましょう。興味のある話題なら、相手は積極的に話してくれるので、円滑なコミュニケーションが取れます。
また、職場におけるコミュニケーションでは、相手に興味や敬意を持って接することが重要です。相手を尊重する姿勢が話しやすい雰囲気を生み、職場でのコミュニケーションの活性化につながります。
3-4 自分のことを自然に開示する
相手とある程度親密な関係が築けたら、自然な範囲で自己開示をしましょう。内容は出身地や趣味などのプライベートな内容が望ましいです。自分の話した内容に相手が共感してくれたら、グッと距離を縮められるでしょう。
自己開示をすることで、自分が相手を信頼していることを伝えられます。自己開示をすることだけでなく、相手について質問をすることでも、コミュニケーションを円滑に取ることができます。
3-5 上司から積極的に話しかける
自分から上司に積極的に話しかけられる部下は、そう多くはないでしょう。そのため、時には上司から積極的に話しかけることが重要です。
上司から積極的に話しかけることで、部下も自分から話しかけやすくなります。いきなり話しかけることに抵抗がある人は、まずは挨拶から始めてみることがおすすめです。相手の目を見たり、挨拶と一緒に少し話してみたりなど、一工夫を加えられるとなお良いでしょう。
4.職場での円滑なコミュニケーションは従業員のモチベーション向上につながる?
従業員のモチベーションを維持・向上させるには、仕事を通してチームのメンバー全員で励まし合える環境を作ることです。つまり、円滑なコミュニケーションを取り合っている職場では、従業員のモチベーションアップに良い影響を与えます。
仕事が上手くいかなかったり、大きな失敗をしてなかなかリカバリーできない時など、誰でもモチベーションは下がってしまうものです。さらに一人でいろいろ悩み始めると、モチベーションを上げることはとても難しいです。そのような時に励ましてくれたり、サポートしてくれたり、助言をしてくれたりする仲間が身近にいることで、頑張ろうという気持ちになるものです。
職場でのコミュニケーションを円滑にするためには、仕事以外の場面でメンバー同士が意思疎通できる機会を作ることも重要です。たとえば楽しい社内イベントやサークル活動、食事会、重くなりすぎない趣味に近い勉強会などが効果的です。
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5.職場でのコミュニケーションを活性化させることで得られる効果
職場でのコミュニケーションを活性化させることは、企業の成長に不可欠であることはご理解できたのではないでしょうか。本章では社内コミュニケーションを活性化させることによる効果について解説します。5-1 従業員の定着率が向上する
社内のコミュニケーションを活発化させることで、従業員の定着率を上げる効果が期待できます。特に中小企業や店舗を運営している企業において、高い効果があるようです。
以下の図は、中小企業・小規模事業者による人材定着に関する取組を、就業者の立場から見たものです。「社外との人材交流」の項目が高い傾向があります。特に、若い就業者にとっては、同世代の社員が社内にいないことが負担になることが多く、自身の勤務地と近いエリアで、他社の同世代との交流の場を設けることも有効と考えられます。
就業者から見た、人材定着に関する取り組みの有効性
引用元：中小企業庁委託「中小企業・小規模事業者の人材確保と育成に関する調査」
一度離職を考え出した従業員は、離職を避けることが難しい傾向があるため、あらかじめ離職を考えることがないような職場環境を整えることや、事前に社内コミュニケーションを図ることで、離職につながりそうな問題点を早期に発見できるような人間関係の構築が重要となります。
正しい情報の共有やノウハウの伝達ができないことが原因で、企業の経営に支障をきたす事態になってしまうことを回避するために、社内コミュニケーションを促進する必要があるということを明確にし、適したツールや方法を選択する必要があります。
また、全従業員に対しても、何を目的に社内コミュニケーションを促進するのかということを、理解してもらわなければなりません。この目的が周知され理解されることにより、従業員が自発的に長くコミュニケーションをはかれるようになるのです。
企業が社内コミュニケーションを意欲的に促進しようとしても、情報発信を多くする従業員と受け身の社員に分かれてしまうことが多々あります。従業員全員が情報発信などに参画できるようなシステムや仕組みを導入することで、従業員それぞれが何かしらの情報を発信することができるようになり、それが企業の発展に寄与することとなります。
6.社内コミュニケーションツールを利用した施策もご紹介
前章では、職場でのコミュニケーションを活性化させる方法の一つとして、社内コミュニケーションツールを利用することも効果的と記載しました。本章では、コミュニケーションツールとは具体的にどのようなもので、どのようなメリットがあるのかを解説いたします。社内コミュニケーションツールとは、従業員同士が会話などのやりとりをスムーズにできるようにした、社内のEメール・SMS・SNSやビジネスチャットなどの連絡手段（ツール）のことです。現在は様々なツールがあるため、社内でのコミュニケーションツールを統一しておく必要があります。
社内ツールを導入することにより、資料を添付したり、過去のメッセージを確認できたりするため、従業員同士で情報共有をしやすくなります。さらに、現場で起きている状況把握や、浸透させたい企業理念やグループ目標を共有させ、社員のモチベーションを上げる効果も見込めます。
社内コミュニケーションツールを導入すると以下のようなメリットがあります。
①手軽に情報共有
社内コミュニケーションツールは細かいルールがなく、本題のみ、回答のみを直接送信できます。また、相手が忙しそうで相談しづらい、電話に出てくれない、などという時でも、ツールを利用することでイライラなくなり、情報共有やコミュニケーションが円滑に進みます。
②業務の効率化
社内でコミュニケーションツールを統一することで、過去のメッセージを探す手間が省けま す。また、メールや電話だと相手から返信が来るまでに時間を要しますが、コミュニケーションツールに備わったリアクション機能を使用すると、迅速なレスポンスが可能となります。
③一連の報告業務が完結
コミュニケーションツールの場合、メッセージが受信されるとすぐに通知が入るため、早いスパンのレスポンスが期待できます。メールのように返信を後回しにすることも少なくなり、結果的にて業務上のミスも削減できます。世の中には多数の社内コミュニケーションツールが存在していますが、導入の際、何に注意して選定すればいいのでしょうか。自社の状況に適合し、できるだけ従業員全員が利用してくれるツールを導入しましょう
①誰でも簡単に使いこなせるか
どの年代の従業員でも使いこなすことができないと、社内に普及させることは難しくなります。先ずは上司たちが積極的に使い、全社に広めていくことが重要です。よって、従業員全員がストレスなくツールを使うためにも、システムに強くなくても使えるかどうかで判断するのがいいでしょう。
②対面コミュニケーションが薄れないか
社内コミュニケーションツールは時短にもなり、スムーズにやり取りができ、大変便利です。ただしそれに慣れてしまうと、対面での会話やコミュニケーションが減ってしまう可能性もあります。メッセージやテキストだけのやり取りだけではなく、意図的に対面のコミュニケーションを図ることも重要です。
③導入目的は明確か
社内コミュニケーションツール導入前の検討の際は、先ず自社の課題の洗い出しと、目的を明確にすることです。ツールを導入することによりコミュニケーションは円滑に進むのか、情報共有はスムーズに行き渡るのか、企業理念や種内風土は浸透されるのか、などの目的とツールの相性をしっかり見極めましょう。株式会社イーウェルでは、コミュニケーションツールを使用した施策と効果について事例をご紹介しています。詳細は以下よりご覧ください。
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7.職場でのコミュニケーションで避けるべき行動3選
職場でコミュニケーションを取る際、いくつか注意すべき点があります。次のような行動は避けた方が良いでしょう。
- ネガティブな話題ばかりあげる
- 相手をきちんと見ないで話す
- 一方的に話す
以下では、それぞれ詳しく解説します。
7-1 ネガティブな話題ばかりあげる
他の社員の悪口や愚痴など、ネガティブな話題ばかりあげることは避けましょう。ネガティブなことばかり話していると、お互いに気分が後ろ向きになってしまいます。結果的に、コミュニケーションが取りにくくなり、業務の効率も落ちる可能性があります。
職場でコミュニケーションを取る際は、お互いがポジティブになれる明るい話をすることを心がけましょう。ただし、仕事の苦労話など、マイナスの感情を共有することで一体感を高められる話題なら問題ありません。
7-2 相手をきちんと見ないで話す
話しかけられたときに、パソコンを見ながら返事をしていませんか？自分に悪気がなくても、そのような態度を取られると、相手は話しかけにくくなってしまいます。
話しかけられたときは、作業中であっても、一度手を止めて相手を見ながら返事をしましょう。相手の話をきちんと聞く姿勢を見せることで、話しやすい雰囲気が生まれます。目を見るだけでなく、体も相手の方に向けることも大切です。
7-3 一方的に話す
コミュニケーションを取る際は、相手の話をよく聞くことが重要です。自分が一方的に話しすぎるのは避けましょう。自分の話ばかりしてしまったり、相手の意見を聞かない姿勢をとってしまったりすると、信頼関係を築きにくくなってしまいます。
また、相手の話をすぐに結論づける癖がある人も要注意です。話を結論づけられると、相手はそれ以上話しにくくなってしまいます。相手の話を最後までよく聞く姿勢も大切です。
8.職場コミュニケーションの改善事例3選
ユニークなアイデアにより、職場でのコミュニケーションの改善に成功した企業がいくつかあります。ここからは、職場でのコミュニケーションを改善させた企業の事例を3つ紹介します。
- サイバーエージェント
- サイボウズ
- ぐるなび
以下で各社の取り組みを詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
8-1 サイバーエージェント
サイバーエージェントでは、2005年より「月イチ面談」を実施しています。月イチ面談では、前月の成果の振り返りや今月の方針、今後のキャリアプランなどを上司と話します。定期的に面談を行うことで、各社員が自分の課題や目標を見失わずに仕事に取り組むことが狙いです。
上司との人間関係は、よくある退職理由の一つです。定期的な面談で部下の悩みを聞き出すことができれば、突然離職するといったことを未然に防げるでしょう。実際に、月イチ面談を導入した部署の離職率が下がったという成果が出ています。
8-2 サイボウズ
サイボウズでは、「仕事Bar」を実施しています。仕事Barとは、仕事の話をするための場所代（飲食代）を会社が負担する制度です。5人以上の会が対象で、補助金の額は1人あたり1,500円です。
仕事Barでは、リラックスした雰囲気の中で、飲食をしながら仕事の話ができます。また、仕事Barの開催前はグループウェアで周知するため、議論を交わしたい人は自由に参加できます。新しい制度を作るときも、仕事Barで他の社員の意見を聞くことで、社員の意見をより反映した制度を作ることも可能です。
8-3 ぐるなび
ぐるなびでは、「ウォーキング・ミーティング」を実施しています。最低でも週に1回、皇居周辺を70分以上かけて歩き、その最中にミーティングをする取り組みです。堅苦しい雰囲気のオフィスではなく、外を歩きながらミーティングをすることで、自然とコミュニケーションが活発になります。
また、歩いている最中は頭が冴えるので、新しいアイデアが生み出されるきっかけになることもあります。コミュニケーションの活発化だけでなく、社員の運動不足解消の効果もある事例です。
9.オンラインでつながるコミュニケーション事例をご紹介
本章では、オンラインを活用して社内のコミュニケーションを図っている企業の事例紹介をします。
9-1 エン・ジャパン株式会社
エン・ジャパン株式会社では2020年12月よりバーチャル本社を解説しました。コロナ感染拡大後に全社テレワーク勤務へ切り替えを行い、それと同時に一部の部署でバーチャルオフィスの活用をすすめていました。
社員から聞こえてきた「テレワークによるコミュニケーション不足」における悩みを解消すべき、解決に向けて動き出しました。その悩みとは具体的に次のようになります。
- 自然発生の会話の消失
- 気軽なコミュニケーションがとれなくなった
- 他の人が何をしているかが見えない
このような悩みによりメンバーの孤立感が強まり、解決索としてバーチャルオフィス「Ovice」を導入することとなりました。その結果、「全員が同じことをしているんだという感覚が強くなり、声も聞こえるので安心感が増した」とか、「同僚が頑張っているから、自分も負ないでと頑張ろう！」というモチベーションアップにつながった」などという感想がよせられ、テレワークの強い味方となったそうです。
出典元：エン・ジャパン株式会社「en soku!」
9-2 株式会社ウィルゲート
株式会社ウィルゲートでは、2020年8月より「オンラインランチ会」をはじめています。新型コロナウイルスの感染拡大の防止のため、2月からのテレワークをきっかけに、雑談など気軽なコミュニケーションを取ることが難しくなっている、という課題のもと開始されました。
『部署や年次を越えた、“タテ・ヨコ・ナナメ”の社員同士のコミュニケーション』を図っていきたいという目的で、【オンラインRoom0】と称した週1回のオンラインランチ会となります。オンライン通話サービスの「Google Meet」を使って実施しています。
その結果、「普段他部署の方のプライベートを聞ける機会はないのでこういうのがあるとありがたい」とか、「今後仕事で関わる際によりスムーズにコミュニケーションがとれそうです」、などという感想がありました。主催者も「今後は、より多くのコミュニケーションが生まれるような新たな施策を含め、どんどん社内施策を打ち出していきたい」とコメントをしています。
出展元：note 『「オンラインランチ会」はじめました！在宅勤務中におけるタテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーション機会に』
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2023/09/20
オンラインでつながる社内コミュニケーションとは
10.職場ではコミュニケーションを積極的にとろう
職場でのコミュニケーションを改善する方法やメリット、注意点などを解説しました。職場でのコミュニケーションは、さまざまな制度を導入することで活発化させることができます。制度の他にも、相手に関心を持つなど、一人一人の心がけによってもコミュニケーションの改善は可能です。
職場でのコミュニケーションをこれから活発化させたいと考えている人は、ぜひこの記事を参考にして取り組んでみてください。
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