ペーパーレス化を進める3つの方法をご紹介！

ビジネスを進めるうえで、書類は必要不可欠なツールです。会議用資料はもちろんのこと、新人教育用のマニュアル、会計帳簿、財産目録、事業報告書、定款など、必要な書類は数多くあります。しかし、そうした書類の管理には少なからず手間やコストが発生するのも事実です。ここでは、そうした管理コスト削減のみならず、業務効率化やセキュリティ面にもメリットのある「ペーパーレス化」を進める方法を紹介します。

1.ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、文字通り「ペーパー（紙）」を「レス（ない）」状態にすることを意味するビジネス用語で、紙媒体を電子化し、データとして活用・保存することを指します。紙の消費量やコスト削減、セキュリティ強化の観点から、導入を進める企業が多い取り組みでもあります。

ビジネス以外に環境面でもペーパーレス化は注目を集めています。紙の生産過程では原料となる森林を伐採する必要があり、「二酸化炭素を酸素に変えるための森林が減ってしまう」「紙の生産・廃棄に伴い二酸化が排出される」など地球温暖化に影響があるとも考えられているからです。そのため、ペーパーレス化は環境に優しい取り組みとしても推し進められています。

2.ペーパーレス化で働き方改革

ペーパーレス化は、働き方改革の一環としても推進されています。なぜなら、ペーパーレス化はコストやセキュリティ、環境面での課題を改善できるだけでなく、作業効率の向上にもつながるからです。

たとえば、従来通り紙の書類を作成した場合、「書類を印刷する」「会議用に人数分の書類を配る」などの手間が発生します。ペーパーレス化はこうした手間を解消するだけでなく、書類をデータ化にすることで必要な情報に瞬時にアクセスしやすくなります。「必要な情報を書いた書類が見つからない……」という無駄な時間がなくなって、作業効率が向上するという側面から、ペーパーレス化を導入する企業は増えているのです。 

3.ペーパーレス化のメリット

ここからは、具体的なペーパーレス化のメリットを見ていきましょう。メリットには大きく「業務効率化」「コスト削減」「セキュリティ強化」の3つがあります。

3.1 メリット① 業務効率化

ペーパーレス化のメリットとしてまず挙げられるのは、「業務効率化」です。紙の書類作成時には、印刷や配布などの手間が発生するのに加えて「たまってきた書類を整理する」という作業も発生します。しかしペーパーレス化を推進することで、キャビネットや書棚に書類を格納することはもちろん、書類が必要になったとき、時間をかけてファイルを探す手間も掛からなくなるのです。

また、書類を物理的に保存すると、必要な書類がどこにあるか一部の従業員しかわからないという事態も起こりえます。従業員が部署異動する際、資料についての引き継ぎが不十分で、書類を探すのに何日もかかることも少なくありません。
一方、書類をデータ化すれば、資料の場所が明確化され、必要なときに必要な情報をすぐ検索できるので、業務の時短化に大きく貢献できます。

3.2 メリット② コスト削減

紙の書類には、「紙代」と「印刷代」以外にもさまざまなコストが発生します。印刷機器のメンテナンス費等はもちろん、保管・管理費用、文書を廃棄するための廃棄業者費用も生じるのです。書類をデータ化することで、印刷代だけではなく、印刷環境の維持費も抑えられます。書類内容に修正が発生しても瞬時に修正できるので、手間やコストも掛かりません。

3.3 メリット③ セキュリティ強化

会社で印刷する書類には、社外秘や顧客情報が記載されています。そのため、持ち出しが厳しく制限されていたり、鍵付きの棚に保管したりと、徹底したセキュリティ対策が重要になります。廃棄する場合もシュレッダーを使用する、廃棄業者に依頼するなどと最大限の注意が必要です。一方、データ化された文書の場合、アクセス権限や閲覧権限を設定することで、不特定多数による情報へのアクセスを防げます。また、文書の改ざんも防止できるので、会社の信頼性向上にもつながるでしょう。

4.ペーパーレス化を導入する3つの方法

ペーパーレス化が推奨されているとはいえ、紙文化からデータへ移行することは簡単ではありません。ここでは、ペーパーレス化を導入する3つの方法をご紹介します。

4.1 方法① クラウドサービスを利用する

文書をデータ化した場合、それを保管・保存・管理・廃棄するためのシステムが必要です。文書管理クラウドサービスを使用すれば、いつでもどこでも電子文書を閲覧することが可能になります。また、既存のサービスを活用すれば、社内でシステムを開発する必要がなく、操作方法に疑問が生じた場合もヘルプセンターに質問・相談できるという手軽さも魅力です。

4.2 方法② 電子化代行サービスを利用する

社内にある大量の書類を手作業で電子化しようとすると、書類をスキャンするだけで膨大な時間・人件費が発生する可能性があります。データ化に伴うコストを抑えるには電子代行サービスの利用をおすすめします。一例ではありますが、こうしたサービスを利用した場合、紙文書の片付け方法や仕分け作業についての支援も受けることができ、その後の電子化作業をすべて代行してもらえる場合もあります。

4.3 方法③ ITシステムを導入する

文書をデータ化したら、それを活用するためのITシステムの導入が必要です。まず、データ化した情報に従業員がアクセスできるよう、インターネット上で大量のデータを保存できるオンラインストレージを活用しましょう。これにより外出先でも情報を閲覧できるので、テレワークの推進にも役立ちます。

また、申請から決済までの業務手続きに関する書類もペーパーレス化した場合、ワークフローシステムの導入も重要です。書類管理の手間が省けるだけでなく、決済までの手続きの迅速化も期待できます。また、業務手続きがオープンになるため、これまで記録に残せなかった承認日時なども把握でき、内部統制の強化にも役立ちます。顧客との契約に備え、電子契約システムの導入もおすすめです。顧客との受発注、出荷、請求、支払いなどの取引を電子化することで、取引全般に関する業務を迅速化できます。

5.ペーパーレス化導入時の注意点

業務効率化やコスト削減、セキュリティ強化などを見込めるペーパーレス化ですが、やみくもに進めてしまうと書類のデータ化が進まないばかりか、余計な業務が増えてしまうリスクもあります。ここではペーパーレス化導入時の注意点を解説します。

5.1 注意点① ペーパーレス化が可能な業務を見極める

ペーパーレス化で重要なのは、「何をデータ化するか」を見極める点にあります。不要な文書をデータ化すると、必要以上に時間と手間が掛かるケースもあるのです。作業時間を抑えるためにも、まずはデータ化する文書の優先順位を部署ごとに決めましょう。会計帳簿、財産目録、事業報告書、定款のほかに、見返すことの多い名簿や財務状況関連書類など、あらかじめピックアップしておくことが重要です。

5.2 注意点② ペーパーレス化できるツールやシステムを選定する

ペーパーレス化においては、必要なツール・システムを正しく選定することで、業務効率の向上につなげられます。たとえば顧客管理や営業支援を行う業務効率化支援ツールを導入する場合、「使い方がシンプルで操作しやすいもの」を選びましょう。電子データを保管するクラウドストレージに関しては、ビジネス用でないものだとデータ容量に上限が設けられているケースもあるので注意が必要です。また、重要文書データを保存するために、セキュリティ面も忘れずにチェックしましょう。

6.まとめ

ペーパーレス化は、業務効率化・コスト削減・セキュリティ強化の点から見てもメリットの多い取り組みです。作業をスムーズに進められるという面から、働き方改革の一環としても推進されています。一方、導入時にはデータ化する書類やツール・システムの見極めが重要になるため、今回ご紹介したポイントをぜひ参考にしてみてください。企業の成長と、従業員の負担を減らすためにも、ペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。

著者情報

株式会社イーウェル　ウェルナレ事務局

「人も、企業も、ウェルビーイングへ。」をテーマとして、企業の健康経営や福利厚生の支援を行う株式会社イーウェルが運営する、BtoB（人事総務向け）オウンドメディア「ウェルナレ」の編集部。
2021年7月にメディアリリース後、毎年60回以上、有名企業様とのコラボセミナーや官公庁の専門分野に特化した方を招いてのカンファレンス、大学教授による福利厚生勉強会の開催や専門家記事の掲載などを実施し、多くの方に好評いただいております。
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